Praktijkcase: RVO - stroomlijning van werkprocessen met CaseDriver

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) is ontstaan uit de fusie van Agentschap NL en de Dienst Regelingen. Het Klantcontact Center van RVO wilde de verwerking van alle inkomende berichten via e-mail, post en telefoon stroomlijnen per afdeling of werkproces. Hiertoe is CaseDriver van Flexyz geselecteerd als case managementsysteem.

Vanuit een algemene postbus per afdeling of werkproces wordt elk klantcontact voor uitvoering toegewezen aan een specifieke medewerker. Gegevens ter identificatie stellen RVO in staat om de voortgang van een item in de procedure real-time te volgen. Na afronding wordt het item gearchiveerd in het documentmanagementsysteem.

In het RVO-proces nemen documentverwerking en kennismanagement een centrale plaats in. Waar documentverwerking, digitalisering en kennismanagement samenkomen, werkt Flexyz altijd samen met haar partner Exela Technologies (voorheen BancTec). Mirella Vermaire, lid van het Business Process Outsourcing team bij Exela over deze samenwerking: “Flexyz en wij voeren dit project in samenwerking uit als echte equal partners. Het gaat hierbij vaak om grote documentstromen van subsidieaanvragen in het kader van regelingen voor bijvoorbeeld agrariërs. Alle fysieke post wordt gescand, voorzien van metadata en terug geleverd aan RVO.”

Over de samenwerking is Vermaire erg enthousiast: “Met Flexyz weet je altijd waar je aan toe bent. Ze zijn snel met reageren en hanteren korte communicatielijnen.”